ممکنہ سپروائزر کو ای میل: نمونہ اور سانچہ

یہ کب استعمال کریں

ریسرچ ڈگریوں کے لیے درخواست دینے سے پہلے ممکنہ سپروائزر سے رابطہ کرنا اکثر لازمی ہوتا ہے۔ جرمنی، جاپان (MEXT ریسرچ اسٹوڈنٹس)، چین (CSC)، کوریا، آسٹریلیا اور UK و یورپ کے بہت سے PhD پروگراموں میں سپروائزر کی دلچسپی یا acceptance letter آپ کی درخواست کی کامیابی یا ناکامی کا فیصلہ کر سکتا ہے۔ پروفیسروں کو ایسی بہت سی ای میلز ملتی ہیں، اکثر ہر ہفتے درجنوں، اس لیے آپ کی ای میل مختصر، مخصوص اور آسانی سے جواب دینے کے قابل ہونی چاہیے۔

پروفیسر کیا دیکھتے ہیں:

• یہ کہ آپ نے ان کا کام پڑھا ہے اور سب کو ایک جیسی ای میل نہیں بھیج رہے
• اس بات کا واضح خیال کہ آپ کس موضوع پر تحقیق کرنا چاہتے ہیں اور یہ ان کے گروپ میں کیسے فٹ ہوتا ہے
• چند سطروں میں اس بات کا ثبوت کہ آپ اہل ہیں (ڈگری، گریڈز، تحقیقی تجربہ)
• عملی تفصیلات: آپ کب شروع کرنا چاہتے ہیں اور فنڈنگ کا کیا منصوبہ ہے
• CV منسلک کے ساتھ ایک مختصر ای میل، لمبا مضمون نہیں

نمونہ (انگریزی میں)

یہ نمونہ انگریزی میں ہی رکھا گیا ہے کیونکہ درخواستیں اور ای میلز انگریزی میں بھیجی جاتی ہیں۔

Subject: Prospective PhD student: Urban heat islands in South Asian cities (DAAD / CSC applicant)

Dear Professor [Surname],

My name is Saad Hussain, and I am a lecturer in Environmental Engineering at [University name], Karachi. I hold an MS in Environmental Engineering from NED University of Engineering and Technology, Karachi (CGPA [3.7/4.0]), where my thesis used Landsat imagery to map the growth of Karachi's urban heat island between 2000 and 2020.

I recently read your paper "[Paper title]" in [Journal, year], and I was particularly interested in your approach of combining satellite land-surface temperature with ground sensor networks to assess cooling interventions. I would like to apply a similar approach to evaluate how green spaces and reflective roofs could reduce heat stress in low-income neighbourhoods of Karachi, where heatwaves have caused many deaths in recent years.

I am planning to apply for a PhD starting in [month, year] and intend to apply for [the DAAD Research Grants for Doctoral Programmes / a CSC scholarship / your university's funded position]. I would be very grateful to know whether you are accepting new PhD students and whether this topic might fit within your group's work.

I have attached my CV and a one-page summary of my proposed research. Thank you very much for your time.

Kind regards,

Saad Hussain Lecturer, Department of Environmental Engineering, [University name], Karachi [email] | [Google Scholar or LinkedIn link]

Attachments: Saad_Hussain_CV.pdf, Research_Summary_Saad_Hussain.pdf

خالی سانچہ جسے آپ بھر سکتے ہیں

یہ سانچہ بھی انگریزی میں رکھا گیا ہے؛ بریکٹ [ ] والی جگہوں پر اپنی معلومات لکھیں۔

Subject: Prospective [MS/PhD] student: [Short topic] ([Scholarship name] applicant)

Dear Professor [Surname],

My name is [Your name], and I am [current position, e.g. a final-year BS student / research assistant] at [Institution, City]. I [completed / am completing] my [degree] in [field] at [University] with a CGPA of [x.xx/4.00], where my [thesis/project] focused on [one-line description].

I have read your [recent paper / project] on [topic], and I am especially interested in [specific aspect]. I would like to research [your idea in one or two sentences], which connects to your work on [their area].

I plan to apply for [degree] starting in [intake] through [scholarship / funding route]. Would you be open to supervising a student on this topic, or could you advise whether your group has openings?

I have attached my CV [and a short research summary]. Thank you for your time and consideration.

Kind regards, [Name] [Contact details and profile link]

اسے اپنے مطابق کیسے ڈھالیں

• ہر ای میل کو ذاتی بنائیں۔ کسی مخصوص مقالے (paper) یا پروجیکٹ کا ذکر کریں اور اس کی کوئی ایک تفصیل لکھیں۔
• اسے 250 الفاظ سے کم رکھیں۔ مزید تفصیل کے لیے پروفیسر آپ کا CV پڑھ سکتے ہیں۔
• واضح subject line لکھیں جس میں ڈگری، موضوع اور فنڈنگ کا ذریعہ درج ہو۔
• پیشہ ورانہ ای میل ایڈریس استعمال کریں (بہتر ہے آپ کی یونیورسٹی کی ای میل) اور منسلک فائلوں کے نام صاف ستھرے رکھیں۔
• صرف PDF فائلیں منسلک کریں: CV اور، اگر مناسب ہو، ایک صفحے کا ریسرچ خلاصہ۔ ہر سرٹیفکیٹ منسلک نہ کریں۔
• ایک بار شائستگی سے یاد دہانی کرائیں، اگر تقریباً دو ہفتے تک جواب نہ آئے۔ پھر بھی جواب نہ آئے تو آگے بڑھ جائیں۔
• ایک شعبے میں ایک وقت میں ایک ہی پروفیسر کو ای میل کریں۔ ایک ہی شعبے کے پروفیسر آپس میں بات کرتے ہیں۔

عام غلطیاں

• "Dear Sir/Madam" لکھنا یا غلط نام لکھنا۔ ہمیشہ "Dear Professor [Surname]" یا "Dear Dr [Surname]" استعمال کریں۔
• ایسی اجتماعی ای میلز جن میں "To" کے خانے میں بہت سے پروفیسروں کے نام نظر آئیں۔
• لمبی ای میلز جن میں آپ کی پوری زندگی کی کہانی یا خاندانی حالات بیان ہوں۔
• ان کی تحقیق میں دلچسپی دکھائے بغیر پوچھنا "Do you have any scholarships for me?"۔
• پروفیسر کی حد سے زیادہ تعریف کرنا ("You are the greatest scientist in the world")۔
• ای میل کی بجائے WhatsApp یا LinkedIn پر پیغام بھیجنا، جب تک پروفیسر خود ایسا کرنے کو نہ کہیں۔
• بڑی فائلیں یا zip فولڈر منسلک کرنا، جنہیں یونیورسٹی کے ای میل فلٹر روک سکتے ہیں۔